Arhiviranje dokumenata i njihovo čuvanje mogu brzo postati izazov. Jer s vremenom postoji mnoštvo papira, računa i ugovora koji se moraju sortirati i označiti. Da ne biste izgubili trag, objašnjavamo vam što biste trebali znati o temi.
Da biste pravilno pohranili dokumente, trebaju vam strpljenje i ustrajnost - ali posao se isplati, jer svi znaju: "Red je pola uspjeha". Ako više ne želite uzalud tražiti važne dokumente na hrpi papira na stolu, možete si olakšati život u samo nekoliko koraka.
Ali što zapravo znači dokument? U načelu, dokumenti sadrže relevantne ili važne informacije. Ne moraju uvijek biti u papirnatom obliku; mogu sadržavati i bilo kakve digitalne informacije. Međutim, oni uvijek služe kao pravna sigurnost, tako da ovo pismo može točno dokazati što je planirano ili izvedeno - na primjer, dokumentiraju plaćanje ili druge pravno značajne postupke.
Razdoblja čuvanja dokumenata
Za razliku od tvrtki, trgovaca ili samozaposlenih, privatne osobe uglavnom ne podliježu nikakvim zakonskim uvjetima zadržavanja. Jedina su iznimka obrtnički računi koji moraju dokazati da nije izvršen ilegalni rad ( stavak 14b (1) UStG ). Ipak, poželjno je arhivirati ostale važne dokumente na određeno vrijeme. Treba barem poštivati sljedeća razdoblja zadržavanja:
- najmanje dvije godine
Ne postoji regulirano razdoblje zadržavanja kupoprodajnih ugovora, računa, računa i jamstvenih dokumenata. Međutim, prilikom kupnje nove robe zaključujete ugovor o kupnji u skladu s njemačkim Građanskim zakonikom koji vrijedi dvije godine. Također biste točno za to vrijeme trebali držati račune obrtnika, liječnika, odvjetnika i bilježnika.
- najmanje pet godina
Prigovori i zahtjevi za nedostatke u kući.
- najmanje šest godina
Osobe s visokom zaradom s godišnjom plaćom većom od 500.000 eura godišnje moraju čuvati svoje bankovne izvode najmanje šest godina.
- oko 30 godina
Sudske presude, sjajne obavijesti i spisi
- doživotno
Neke dokumente treba čuvati cijeli život. To uključuje medicinske izvještaje, potvrde o osposobljavanju, diplome, rodne listove, krštenja, vjenčane listove, umrlice članova obitelji i dokumente za izračun mirovina. Potonje također uključuje ugovore o radu, uplatnice i evidencije o socijalnom osiguranju.
- privatni porezni dokumenti
Općenito, privatni porezni dokumenti ne moraju se čuvati. Međutim, ako je porezna procjena označena kao „privremena” ili „podložna pregledu”, dokumente treba čuvati dok se u potpunosti ne razjasne.
- Ugovori o zajmu i police osiguranja
Ugovori o bankarskim proizvodima trebali bi biti dostupni tijekom cijelog razdoblja i otprilike tri godine nakon završetka ovog mandata. Isto se odnosi i na dokumente o osiguranju.
Dizajnirajte sustav arhiviranja dokumenata
Dobro strukturiran sustav arhiviranja najbolji je način da dokumenti budu sigurni i dugotrajni. Koju ćete vrstu pohrane odabrati uglavnom ovisi o vašim željama. Za male urede i malo dokumenata dovoljan je mali ormar da možete jednostavno gurnuti ispod stola. Međutim, ako kasnije ne želite imati problema s prostorom, trebali biste uložiti izravno u prostrani ormar koji nudi dovoljno prostora za pohranu datoteka i mapa. Za dokumente koji vam nisu potrebni cijelo vrijeme možete kupiti nekoliko mapa Din-A4, koje prema tome označite i opremite razdjelnicima. Boju mape možete koristiti i za isticanje različitog sadržaja. Na primjer, sve mape za izgradnju kuća mogu biti zelene, a mape financiraju crne.Oni koji preferiraju ujednačene mape trebali bi pridavati važnost preciznom označavanju kako bi traženi papiri bili brzo pri ruci.
Za važne dokumente koji se uvijek iznova koriste u uredu prikladne su označene datoteke za vješanje koje se čuvaju u odgovarajućem ormariću s datotekama za vješanje. Veličina, boja i dizajn ormarića mogu se odabrati pojedinačno.
No, registar kaseta, koji se sastoji od plastičnih kaseta u pejzažnom formatu DIN A4, također je pogodan za izravan i brz pristup pojedinačnim datotekama.
Ako u uredu ili kod kuće imate papire koji su vam potrebni uvijek iznova ili ih još treba obraditi, možete ih jednostavno staviti na ladicu za pismo. Međutim, izbjegavajte tamo sakupljati previše dokumenata, jer će se u protivnom brzo opet stvoriti nered.
Datoteke za suspenziju imaju prednost u tome što se dokumenti ne moraju probijati. Dokumenti se jednostavno lagano stavljaju u mapu i također se mogu brzo ponovno ukloniti.
Vatrootporna kaseta za dokumente
Vatrootporne kasete za dokumente idealne su za zaštitu važnih dokumenata poput putovnica ili rodnih listova u slučaju požara ili poplave. Mogu podnijeti visoke temperature do 60 minuta, izuzetno su stabilni i robusni, tako da lopovi teško imaju šanse. Dimenzije većine kaseta odgovaraju DIN A4 formatu i stoga mogu pohraniti i DIN A4 mape ili cijele registre. Oni također imaju ručku i stoga se lako mogu transportirati.
Digitalno pohranjivanje dokumenata
Količina dokumenata koje netko prikupi tijekom svog života često je prilično velika. No, nerijetko nema dovoljno prostora za pohranu svih dokumenata. Jedno od rješenja ovdje je digitalno pohranjivanje dokumenata. Postoji razni softver za arhiviranje dokumenata. To zahtijeva precizno istraživanje koji je softver prikladan za vas. Ako uglavnom želite spremiti e-poštu, to može predstavljati problem za neki softver. Dobar program za arhiviranje ne može samo rukovati skeniranim papirnatim dokumentima ili PDF-ovima, već bi trebao automatski dodijeliti e-poštu i njihove privitke ispravnim elektroničkim datotekama.
Ako više volite sami digitalizirati svoje dokumente bez softvera, trebat će vam dobar skener i dovoljno prostora za pohranu u obliku vanjskog tvrdog diska. Za skeniranje dokumenata može se puno toga reći: ako dokumente spremate elektroničkim putem i u kopiji, možete ih zaštititi od gubitka ili uništenja. Također možete uštedjeti uredski prostor i potencijalno novac. I posljednje, ali ne najmanje važno, poboljšavate svoju uredsku organizaciju: elektroničko arhiviranje stvara red i preglednost.
Preporučljivo je stvoriti drugi vanjski tvrdi disk kako bi bio na sigurnoj strani, tako da se podaci ne mogu izgubiti. Tvrdi diskovi s funkcijom zrcala prilično su sigurno rješenje za pohranu važnih podataka. Načelo: U jednom su kućištu dva tvrda diska. Dva tvrda diska međusobno komuniciraju i preslikavaju njihov sadržaj - dvostruko bolji. Ako je jedna ploča neispravna, uvijek postoji druga.
Međutim, nakon 5 do 10 godina poželjno je kupiti novi tvrdi disk, jer digitalni mediji za pohranu također imaju ograničen vijek trajanja. Ako tvrdi disk takozvanog raid sustava pokazuje nedostatke, trebali biste kupiti dva nova. Sučelje i veze između medija za pohranu i računala također se s vremena na vrijeme mijenjaju - još jedan razlog za prijenos podataka na nove vanjske pogone.
Nakon što digitalizirate svoje dokumente, naravno, također je važno stvoriti red na tvrdom disku. Jednostavno možete stvoriti prikladnu strukturu mape s odgovarajućim imenom. Također imate mogućnost označavanja pojedinačnih datoteka. Što se tiče vrste datoteke, trebali biste koristiti provjerene formate kao što su JPEG.webp i PDF, koji također obećavaju određeni stupanj buduće sigurnosti. Bolje je izbjegavati egzotične formate datoteka.
Mape koje sadrže osjetljive dokumente trebaju biti šifrirane. Za to je obično dovoljna standardna funkcija šifriranja operativnog sustava. Obavezno zapišite lozinku i spremite je na mjesto koje se još uvijek možete sjetiti za 10 godina - ako je zaboravite, teško da postoji mogućnost pristupa šifriranim podacima. Šifriranje je posebno bitno ako vaše računalo ima pristup Internetu, jer je sada u optjecaju puno trojanaca, posebno za Windows sustave, koji mogu špijunirati podatke drugih računala.
Digitalizacija dokumenata traje neko vrijeme, ali štedi puno prostora.
Pohranite dokumente na mreži u oblaku
Internetska pohrana također se može koristiti za arhiviranje podataka. Jednostavno je i jeftino, ako ne i besplatno. Mnogo je pružatelja usluga: Dropbox, Amazon ili Google Drive neke su od velikih usluga. Ali oni koji se oslanjaju na prikladne usluge u oblaku moraju imati i puno povjerenja: Na kraju, svoje podatke dajete u ruke drugih tvrtki. Sigurni su samo onoliko koliko ih odgovarajući pružatelj usluga čini. Možda imate i tekuće troškove i nemate kontrolu nad budućnošću davatelja usluga. Pohrana u oblaku stoga nije prvi izbor za osjetljive podatke.
Pohranite dokumente izvana
Berlinska tvrtka Deba Bauarchiv GmbH nudi uslugu posebno za vlasnike nekretnina. Specijalizirala se za pohranu i upravljanje dokumentima većinom vlasnika privatnih posjeda. "Kupci nam donose svoje datoteke, mi ih indeksiramo i pohranjujemo kod nas pod posebnim sigurnosnim mjerama", objašnjava generalni direktor Ben Stoffregen. Ako kupac treba dokument ili kopiju, može ga zatražiti od Debe, koja će ga poslati poštom ili kurirom. Jer se dokumenti iznova i iznova gube prilikom premještanja. "To je trenutnog kupca koštalo puno novca: da bi svojoj kući dodao još jedan kat, morao je potrošiti desetke tisuća eura na nove statistike i druge analize."